Prowadzenie większości działalności wymaga posiadania odpowiedniej przestrzeni biurowej oraz magazynowej. W zależności od profilu danego przedsiębiorstwa różne są potrzeby, co do wielkości takich przestrzeni. Im większa firma czy to produkcyjna, czy dystrybucyjna, tym większy magazyn jest potrzebny do prowadzenia codziennej działalności.
Kiedy potrzebny jest audyt magazynu?
Prowadzenie magazynu niesie ze sobą szereg problemów dotyczących między innymi odpowiedniego zarządzania, przepływu materiałów, wydolności sprzętu czy personelu.
Audyt magazynu powinien być prowadzony regularnie. Dzięki temu można uniknąć większych problemów już na początku lub wyeliminować szybko te, które pojawiają się w trakcie realizacji procesu.Nie każda firma jest jednak gotowa na takie regularne kontrole. W przypadku jednak gdy kadra zarządzająca zauważy, że procesy magazynowe trwają za długo, nie są efektywne, pojawiają się pomyłki przy przyjęciu i kompletowaniu towaru, taki audyt magazynu jest konieczny i priorytetowy.
Im wcześniej wykryte zostaną błędy, tym prościej można je usunąć, oszczędzając czas i pieniądze.
Co poddawać audytowi?
Przede wszystkim rozpoczynając audyt magazynu, należy zebrać wszelkie niezbędne dane. Zarówno jakościowe, jak i ilościowe. Bardzo ważne jest skompletowanie maksymalnej ilości danych, aby audyt magazynu był jak najbardziej wiarygodny i mógł zbadać szerszą perspektywę. Pod uwagę należy brać układ magazynu, przepływ towarów i materiałów, cały system magazynowy, współpracę z klientem wewnętrznym i zewnętrznym, wydajność na wielu płaszczyznach oraz bezpieczeństwo pracy.
Warto też zebrać dane z innych działów współpracujących, aby sprawdzić nieprawidłowości na punktach styku. Taka kompleksowa wiedza pozwoli przygotować bardzo obszerny raport, który powinien wskazać wszelkie zaniedbania i luki w systemach, procedurach i przyjętych standardach.
Jakie są efekty audytu?
Audyt magazynu to podstawowy krok do zmian, jakie powinny zostać wprowadzone, w celu optymalizacji systemu magazynowego. Audyt oprócz wskazania słabych stron powinien zawierać rekomendację ich naprawy.
W wyniku audytu powstaje raport, na podstawie którego powinny zostać wdrożone zmiany. Często efektem takiej kontroli jest zmiana systemu logistycznego, wprowadzenie lub modyfikacja standardów już istniejących w firmie lub inne mniej radykalne poprawki, które należy później monitorować na bieżąco.